Finance Assistant (m/w/d) ab 30 Std./Woche

Overview

Diese Position unterstützt die Finanz- und Betriebsprozesse durch die Bearbeitung von Eingangsbelegen, das Debitorenmanagement sowie die Pflege relevanter Datenbanken. Zusätzlich übernimmt die Rolle Aufgaben rund um Travel Management Systeme und trägt zur Prozessoptimierung mit Fokus auf Automatisierung und KI-gestützte Tools bei.

Responsibilities

• Prüfung und Aufbereitung von Eingangsrechnungen, Kreditkartenbelegen und Spesenabrechnungen
• Selbständige Bearbeitung des Debitorenmanagements von der Rechnungsstellung bis zum Mahnwesen
• Pflege und Verwaltung von Projekt- und Kund*innen-Datenbanken
• Bearbeitung interner und externer Anfragen zu Finanzthemen
• Betreuung der internen Travel Management Systeme sowie Ansprechperson für Fragen rund um Geschäftsreisen
• Mitwirkung bei der Erstellung interner Richtlinien und Präsentationen
• Mitarbeit an Prozessoptimierungen mit Fokus auf Automatisierung und KI-gestützte Tools
• Enge Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen

Requirements

• Mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einem kaufmännischen Bereich, idealerweise mit Schwerpunkt im Rechnungs- und Finanzwesen
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (HAK/HLW o.ä.) wünschenswert
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sehr gute MS-Office Kenntnisse; Erfahrung mit Google Workspace von Vorteil
• Interesse an digitalen Tools sowie Offenheit für KI-gestützte Arbeitsweisen (z. B. Gemini in Google Workspace)
• Erfahrung mit BMD von Vorteil
• Zuverlässige, strukturierte und genaue Arbeitsweise
• Analytisches Denken sowie Freude an selbstständigem Arbeiten

Preferred Qualifications

• Erfahrung mit BMD
• Erfahrung mit Google Workspace

Compensation & Benefits

• Jahresbruttogehalt ab € 43.000,-
• Faire Überzahlung je nach Erfahrung und Qualifikation
• Überstunden werden bezahlt oder in Freizeit ausgeglichen (keine All-In-Vereinbarung)
• Hybride Arbeitsmodelle: 100% Home Office und/oder Büroarbeit in Wien
• Flexible Arbeitszeit mit Gleitzeit ohne Kernzeit
• Individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten und Teilnahme an Fachkonferenzen
• Remote Work in Europa
• McFit Sport Mitgliedschaft
• Wiener Linien-Jahreskarte oder Zuschuss zum Klimaticket
• Allgemeines & fachliches Onboarding sowie Buddy Programm
• Regelmäßige Teamevents
• Digitale Arbeitsmittel für Zuhause sowie ergonomische Arbeitsplätze mit elektrisch höhenverstellbaren Tischen und Dual-Monitoren im Office
• Bürogebäude in zentraler Lage in Wien mit sehr guter Anbindung an die Infrastruktur

Location

• Wien (hybrid: Home Office und/oder Büroarbeit)