Finance & Administration Manager (m/w/d) (25-30%)

Overview

Die Organisation ist auf der Suche nach einer erfahrenen, eigenständig arbeitenden Persönlichkeit zur Verstärkung eines schlanken Teams. Die Rolle übernimmt das operative Finanzmanagement mehrerer Gesellschaften und unterstützt die Geschäftsführung sowie externe Dienstleister.

Der Schwerpunkt der Funktion liegt auf Finanzbuchhaltung, Zahlungsverkehr/Liquiditätsmanagement sowie Investment Administration & Reporting.

Responsibilities

1) Finanzbuchhaltung & Jahresabschlüsse

• Koordination der laufenden Buchhaltung mehrerer Gesellschaften in der Schweiz und im Ausland in Zusammenarbeit mit externen Treuhändern und Steuerberatern
• Vorbereitung und Kontrolle von Monats-, Quartals- und Jahresabschlüssen inkl. Abstimmung von Bankkonten, Intercompany-Positionen, Darlehen, Finanzanlagen und digitalen Vermögenswerten
• Aufbereitung von Unterlagen für Steuererklärungen, Revisionen und regulatorische Anforderungen

2) Zahlungsverkehr & Liquiditätsmanagement

• Vorbereitung und administrative Abwicklung von Zahlungen über verschiedene Gesellschaften und Bankverbindungen (Freigabe und Zeichnung verbleiben beim Management)
• Überwachung von Zahlungsfristen, offenen Rechnungen und wiederkehrenden Verpflichtungen inkl. Gesellschafterdarlehen und konzerninternen Finanzierungen
• Führung von Liquiditätsübersichten und kurzfristigen Cashflow-Planungen sowie Koordination von Bankanfragen und Kontounterlagen

3) Investment Administration & Reporting

• Pflege finanzieller Stammdaten sowie administrative Abwicklung von Capital Calls, Ausschüttungen, Zinszahlungen und Rückflüssen
• Abstimmung von Depot- und Bankauszügen sowie Dokumentation von Bewertungen, Beteiligungsquoten und Investmentbewegungen
• Datenpflege und Aktualisierung standardisierter Finanz- und Portfolioübersichten als Grundlage für die Berichterstattung an Management und Verwaltungsrat

4) Administration & Prozesse

• Koordination von KYC-, AML- und weiteren Dokumentationsanforderungen sowie Pflege von Gesellschaftsunterlagen, Verträgen und Fristen
• Unterstützung bei administrativen Vorgängen rund um Restrukturierungen, Beteiligungsübertragungen oder Gesellschaftsauflösungen
• Weiterentwicklung und Automatisierung bestehender Finance- und Administrationsprozesse sowie einheitlicher Reportingstandards

Requirements

Fachliche Qualifikationen

• Kaufmännische oder betriebswirtschaftliche Ausbildung mit Schwerpunkt Finanz- und Rechnungswesen
• Weiterbildung als Fachperson Finanz- und Rechnungswesen oder Treuhänder/in von Vorteil
• Mehrjährige Erfahrung in Finanzbuchhaltung, Controlling, Treasury oder Finance Operations sowie gute Kenntnisse des Schweizer Rechnungswesens
• Erfahrung mit mehreren Gesellschaften, Beteiligungsstrukturen oder internationalen Sachwerten von Vorteil
• Affinität zu digitalen Vermögenswerten (Plus)
• Sehr gute Excel- und MS-Office-Kenntnisse
• Sicherer Umgang mit digitalen Buchhaltungs- und Dokumentationssystemen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse

Persönliche Eigenschaften

• Selbstständige, strukturierte und sehr genaue Arbeitsweise
• Diskretion und professioneller Umgang mit vertraulichen Finanzinformationen
• Unternehmerisches, pragmatisches Denken und Freude daran, in einer schlanken Organisation Verantwortung zu übernehmen

Preferred Qualifications

• Weiterbildung als Fachperson Finanz- und Rechnungswesen oder Treuhänder/in
• Erfahrung mit digitalen Vermögenswerten
• Erfahrung mit internationalen Sachwerten und Beteiligungsstrukturen

Compensation & Benefits

• Vielseitige Finance- und Administrationsrolle im Umfeld eines Schweizer Family Offices
• Einblick in unterschiedliche Anlageklassen, Unternehmensbeteiligungen und internationale Gesellschaftsstrukturen
• Hohe Eigenständigkeit und direkte Zusammenarbeit mit dem Management
• Flexible Arbeitszeiten und eine weitgehend ortsunabhängige Arbeitsorganisation
• Möglichkeit, bestehende Prozesse aktiv mitzugestalten und zu professionalisieren
• Langfristig angelegte Teilzeitfunktion mit klar definiertem Verantwortungsbereich

Location

• Schweiz und im Ausland (je nach Bedarf in den betreuten Gesellschaften)