Kaufmännischer Mitarbeiter Projektcontrolling & Finance (m/w/d)

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Posted Nov 4, 2026

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Est. $45K – $65K/yr

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Überblick

Diese Position ist verantwortlich für die kaufmännischen Abläufe rund um Projektabrechnung, Controlling/Finance sowie vorbereitende Buchhaltung und Schnittstellen zur externen Steuerkanzlei. Zusätzlich unterstützt die Rolle bei der Personaladministration und Lohnbuchhaltung.

Aufgaben

Projektabrechnung & Rechnungsstellung

Steuerung des monatlichen Abrechnungsprozesses von der Prüfung gebuchter Projektzeiten bis zur fertigen Rechnung
Prüfung gebuchter Zeiten und Leistungsnachweise auf Vollständigkeit und Plausibilität
Abstimmung abrechnungsrelevanter Zeiten und Leistungen bei Bedarf direkt mit Kunden
Erstellung von Ausgangsrechnungen und Koordination der internen Rechnungsfreigabe
Überwachung offener Rechnungen und Zahlungseingänge
Unterstützung bei der strukturierten und effizienten Weiterentwicklung der Abrechnungsprozesse

Projektcontrolling & Finance

Überblick über Budgets, Beauftragungen und die wirtschaftliche Entwicklung von Kundenprojekten
Abgleich erbrachter Leistungen, Abrechnungen und verfügbarer Projektbudgets
Erstellung von Soll-Ist-Auswertungen und Aufbereitung relevanter kaufmännischer Kennzahlen
Unterstützung bei Forecasts und der finanziellen Unternehmensplanung
Früherkennung von Abweichungen sowie Transparenz über die wirtschaftliche Entwicklung der Projekte
Weiterentwicklung bestehender Controlling- und Reportingstrukturen

Vorbereitende Buchhaltung & Steuerkanzlei

Zentrale Schnittstelle zwischen dem Unternehmen und der externen Steuerkanzlei
Prüfung von Eingangsrechnungen sowie Koordination der Freigabe
Prüfung von Reisekostenabrechnungen und der dazugehörigen Belege
Strukturierte und vollständige Übergabe buchhaltungsrelevanter Unterlagen über DATEV
Ansprechpartner für die Steuerkanzlei und Koordination von Rückfragen
Aufbereitung benötigter Informationen für Monats- und Jahresabschlüsse
Sicherstellung, dass buchhaltungsrelevante Unterlagen vollständig und nachvollziehbar vorliegen

Personaladministration & Lohnbuchhaltung

Vorbereitung der notwendigen Informationen und Unterlagen für die externe Lohnbuchhaltung
Sicherstellung der vollständigen Übergabe abrechnungsrelevanter Änderungen an die Lohnbuchhaltung
Unterstützung bei Pflege und Prüfung von Mitarbeiter-, Urlaubs- und Zeitdaten
Koordination von Rückfragen zwischen Mitarbeitenden und Lohnbuchhaltung

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Anforderungen

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. als Steuerfachangestellter, Industriekaufmann, Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbar
Berufserfahrung im kaufmännischen Bereich, idealerweise in Rechnungswesen, Projektabrechnung, vorbereitender Buchhaltung oder Controlling
Praxiserfahrung mit DATEV (erforderlich)
Sehr gute Kenntnisse in Excel und Microsoft 365
Gutes Zahlenverständnis sowie sicherer Blick für kaufmännische Zusammenhänge
Strukturierte, sorgfältige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
Sicherer und freundlicher Umgang mit Kunden, Mitarbeitern und externen Partnern
Freude daran, Themen selbstständig zu organisieren und zuverlässig nachzuverfolgen
Motivation, bestehende Abläufe nicht nur auszuführen, sondern aktiv mitzuentwickeln